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8. - 10. Oktober 2019 // Nürnberg

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Mit steigender Anzahl an E-Mails, die in Unternehmen versendet und empfangen werden, stellt sich die Frage nach einer geeigneten Lösung, um diese sicher zu archivieren. Denn einfach gelöscht werden dürfen längst nicht alle E-Mails, da Geschäftsrelevante Informationen per Gesetz sicher aufbewahrt werden müssen.

Der indevis E-Mail Archiving Service schafft die Voraussetzungen dafür, dass diese rechtskonforme Archivierung in Unternehmen umgesetzt werden kann. Jede E-Mail wird mit ihrem Text und Anhang im Archiv abgelegt, wobei ein Hashwert erstellt und in der Datenbank abgespeichert wird. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden vom E-Mail-Server des Kunden mittels POP3 oder IMAP automatisch abgeholt, mit einem Hash versehen, indiziert und auf einem Speicher, abgelegt. indevis E-Mail Archiving wird auf zwei Systemen betrieben – der indevis Virtualization Platform und dem indevis Cloud Storage. Die eigentlichen E-Mails werden auf dem indevis Cloud Storage in mindestens einem persönlichen Speicher, dem sogenannten Storage Array, abgelegt. Jeder Storage Array ist in sich einfach redundant. Die E-Mails können allerdings bis zu drei Mal abgespeichert werden, wodurch eine hohe Speicherredundanz erzielt und das Risiko von Datenverlust erheblich verringert wird. Der Hash wird dagegen separat auf der indevis Virtualization Platform gespeichert. Über den Hashwert werden etwaige Versuche, eine E-Mail zu verändern, erkannt.

Neben dem eigentlichen E-Mail-Text werden auch Betreff, Empfänger, Absender und Anhang archiviert und gleichzeitig indexiert. Das erleichtert die Suche nach abgelegten E-Mails im Archiv erheblich. Jede E-Mail ist durch die Volltext-Indexierung innerhalb weniger Sekunden auffindbar – egal, ob der Suchbegriff in der E-Mail selbst oder im Attachement steht. Erkannt und analysiert werden können dabei bis zu 1.200 verschiedene Dateiformate. Damit können die Nachrichten jederzeit eingesehen und wiederhergestellt werden, was Zeit spart, für eine hohe Effizienz sorgt und auch den gesetzlichen Vorgaben der schnellen Auffindbarkeit entspricht. Autorisierte Nutzer können über das Web-Interface auf ihr Archiv zugreifen und haben so die Möglichkeit, E-Mails lediglich zu lesen, nicht aber zu verändern.

Die Vorteile des indevis E-Mail Archiving Services:
- Langfristige und sichere Speicherung von E-Mails

- Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung nach GoBD

- Hohe Effizienz durch automatisierte Abläufe

- Schnelle Auffindbarkeit von E-Mails durch Volltextsuche in Texten und Anhängen

- Entlastung von E-Mail Server und Postfach

- Schutz vor Datenverlust dank hoher Speicherredundanz

- Keine Pflege, Wartung und Upgrades kundeneigener Lösungen mehr nötig

- Skalierbare Kosten; Investitions-Verschiebung von Capex zu Opex

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